Comment casser les silos dans la production audiovisuelle ?

Un tournage de film nécessite de faire appel à de nombreux intervenants, d’ailleurs parfois externes à la société de production. Quel est alors le risque qui pèse sur les projets ? Celui d’une organisation en “silos” qui peut s’avérer coûteuse voire fatale… Comment dès lors fluidifier l’information et la communication parmi les équipes ? Comment optimiser l’organisation d’un tournage ? Et quels outils permettent d’y parvenir plus facilement ? C’est ce que cet article vous fait découvrir...

La difficulté de garder la maîtrise du tournage d’un film…

Les causes d’une communication en silos dans l’audiovisuel

Un silo est une structure presque totalement étanche destinée à stocker du grain. Et le monde du travail a judicieusement emprunté au vocabulaire agricole ce terme pour caractériser les organisations où les équipes ne collaborent pas (ou mal) et où l’information ne circule pas suffisamment.

Potentiellement, tous les secteurs sont bien sûr concernés. Mais peut-être plus encore le domaine de l’audiovisuel… Pourquoi ? Parce qu’un projet de tournage peut-être long, complexe et qu’il mobilise à chaque fois beaucoup d’intervenants, dont certains sont parfois des partenaires extérieurs qui collaborent sur des phases critiques. À titre d’exemple, il n’est pas rare qu’un directeur de production dispose de sa propre structure et qu’il intervienne pour plusieurs sociétés de production audiovisuelle…

Comment gérer l’intervention de partenaires extérieurs à la société de production ?

Sur les projets audiovisuels, le risque majeur devient alors celui de manquer de visibilité sur la globalité d’un tournage. Quels budgets ont déjà été consommés ? La facture des partenaires externes a-t-elle été réglée ? Les notes de production modifiées ont-elles bien été transmises ? Pour les tournages de grande ampleur, on peut même voir les sociétés de l’audiovisuel faire spécifiquement à des prestataires dédiés à la consolidation des éléments comptables et au suivi de projet…

Mais outre le manque de contrôle sur le suivi du projet de tournage, le risque est tout simplement de perdre en efficacité opérationnelle. Un partenaire extérieur est potentiellement en possession d’une information-clé, mais il ne saura pas forcément comment et à qui la partager. L’objectif de fluidifier le partage d’information est avant tout de limiter les allers-retours incessants, comme ceux qui peuvent exister entre un directeur de production et les producteurs, ou un producteur et le service comptable...

Quelques conseils pour casser les silos

Des principes organisationnels, techniques… ou tout simplement empruntés au bon sens...

Communiquer : il est de bon ton de critiquer la “réunionite” qui nuirait à l’efficacité opérationnelle des équipes. Mais pour avoir une vision claire, unifiée et partagée de l’avancée d’un tournage, mieux vaut multiplier les points où les différentes parties d’un projet peuvent chacune à leur tour écouter et parler. La solution idéale ? Elle consiste tout simplement à favoriser le partage de l’information en “temps réel”. Tout le monde dispose en même temps du même niveau d’information.

Documenter : La documentation est un impératif pour casser les silos, si une information est documentée et laissée à libre disposition de chacun, elle fournira un “actif” auquel chacun pourra se reporter utilement. Une base documentaire évite ainsi d’avoir à répéter plusieurs fois les mêmes informations, et il est possible de capitaliser sur ces documents constitués pour les futurs intervenants qui viendront intégrer les projets de tournage. Reste bien sûr à choisir le lieu où sera stockée l’information.

S’outiller : Un tournage fait nécessairement appel à de multiples intervenants. Ce qui signifie aussi qu’il peut rapidement devenir une “machine à gaz” sur le plan technique. En effet, l’outil qui servira à budgéter un film ne sera pas le même que celui qui permettra d’émettre des notes de production ou des factures. La personne en charge de la consolidation comptable disposera peut-être ses propres outils (surtout si elle est externe), ce qui posera fatalement des problèmes en termes de compatibilité. Et il n’est même pas question encore à ce stade de reporting ! Comment suivre l’avancée d’un tournage ? Comment savoir rapidement où en sont les différentes équipes dans leurs tâches ? Il existe aujourd’hui des outils qui permettent de gagner du temps et fluidifier le partage d’information, tout en disposant d’une vision globalisée du projet ! Des outils spécialement dédiés à la production audiovisuelle !

Comment Chedar permet de casser les silos sur un tournage ?

Mieux budgétiser, mieux partager

Pour budgétiser un film, Excel (ou des solutions analogues) a toujours été l’outil le plus couramment utilisé. Mais outre les problèmes de traitements et de chargements (vive les bugs), il faut bien reconnaître que cette solution ne permet pas facilement de partager et de modifier facilement les lignes. Avec Chedar, vous bénéficiez de documents totalement personnalisés et partageables en quelques clics. En plus, vous pouvez facilement réutiliser les modèles. L’information est facilement accessible et modifiable par tous, plus besoin de s’arracher les cheveux à chercher un vieux fichier dans les courriers envoyés à partir de sa messagerie… Un seul outil permet d'éditer, de collecter et partager les devis. Pratique !

Un même outil pour toutes les équipes (et qui gère en plus un tournage de A à Z)

Le suivi comptable est un autre enjeu des projets de tournage. Non seulement de grosses sommes sont engagées, mais beaucoup de partenaires externes sont également impliqués. Il faut donc pouvoir régler les factures dans les meilleurs délais tout en sachant exactement et à l’euro près les budgets dépensés. C’est désormais possible avec Chedar, ce qui évitera les trop nombreux allers-retours avec la comptabilité (et beaucoup d’énergie dépensée inutilement).

Un outil collaboratif à 100%

Mais Chedar va encore plus loin dans la dimension collaborative. Imaginez un outil accessible à tous depuis une simple fenêtre de navigateur qui permettra de consolider les tournages, de partager des commentaires ou de conserver les fichiers. Plus besoin de multiplier les supports, tout est accessible depuis un même outil qui sert aussi de base documentaire ! Ce qui n’empêche évidemment pas d’accorder des droits d’utilisation en fonction des utilisateurs pour partager plus sereinement les projets…

Pour casser les silos propres aux tournages audiovisuels, mieux vaut donc partager les mêmes standards de communication et d’organisation en se référant pour l’ensemble des équipes à un seul outil. Et si Chedar était tout simplement le seul outil qui permettait de le faire aujourd’hui sur le marché ?